Как более удобно организовать документооборот при сотрудничестве с внештатным бухгалтером? Где хранить оригиналы бухгалтерских документов — в компании или у бухгалтера внешней услуги?

Бухгалтерские документы являются основой для регистрации и обоснования сделок. С течением времени, изменением привычек и нормативно-правовой базы папки с документами переместились с полок в электронные папки на компьютере.

Этот процесс становится еще более специфическим, когда бухгалтер является внешним поставщиком услуг. Разница в порядке обращения и хранения документов заключается в том, где обе стороны договорились хранить оригиналы. Эта процедура должна быть оговорена в соглашении о сотрудничестве, чтобы в дальнейшем не возникало двусмысленностей.

Где хранить документы

Статьи 27 и 28 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) устанавливают основные принципы хранения бухгалтерских документов, виды документов и сроки хранения. Остальное остается на усмотрение самих компаний.

Возможны различные сценарии:

• все оригиналы хранятся в компании;
• все оригиналы хранятся у бухгалтера внешней услуги;
• гибридный вариант – оригиналы документов, подготовленных бухгалтером, хранятся у поставщика внешних бухгалтерских услуг, а документы, подготовленные и полученные компанией, хранятся внутри компании.

Оригиналы хранятся в компании

Если все оригиналы документов хранятся в компании, а привлеченный бухгалтер получает только копии для ввода и обработки документов в бухгалтерской системе, то счета, скорее всего, составляются самой компанией.