Ar personāla dokumentu arhivēšanu nereti sāk nodarboties tikai tad, kad mapju kaudzes jau draud apgāzties vai skapjos vairs nav vietas. Taču problēmas būtība nav vis plauktos, bet gan lēmumos un paradumos: ko organizācija dokumentē, kāpēc to dara un kādā formā. Ja skaidru atbilžu uz šiem jautājumiem nav, dokumenti dublējas, apjoms aug un laiks paiet “papīru apkalpošanā”, nevis darbā ar cilvēkiem vai organizācijas attīstīšanā. Skaidrojam, kā pāriet uz digitālu personāla dokumentu lietvedību.
“Nu bet likums!” – tas ir viens no biežākajiem nepamatotajiem aizbildinājumiem. Ar arhivēšanu un personāla dokumentiem saistītais normatīvais ietvars ir pietiekams, lai pieņemtu racionālus lēmumus, un neprasa pārmērīgu dokumentu glabāšanu. Drīzāk otrādi.
Galvenie normatīvie orientieri:
- Dokumentu juridiskā spēka likums un Ministru kabineta (MK) noteikumi Nr.558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” – dokumentu izstrādes, noformēšanas un juridiskā spēka pamatprincipi;
- MK noteikumi Nr.690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” – ilgstoši glabājamo ar personālu saistīto dokumentu tvērums un termiņi;
- MK noteikumi Nr.143 “Kārtība, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskā formā” – kārtība, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskā formā (ja mērķis ir atteikties no papīra oriģināliem);
- MK noteikumi Nr.282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” – ar arhivēšanu saistītās darbības (organizēšana, aprakstīšana, iznīcināšana u.c.).
Šī raksta mērķis ir pievērst uzmanību mūsdienīgam skatījumam uz personāla dokumentu pārvaldību apvienojumā ar digitalizāciju. Tādēļ ir būtiski izvērtēt pilnu personāla dokumentu dzīves ciklu: izveide → parakstīšana → aprite (saskaņošana / iepazīstināšana) → glabāšana → iznīcināšana.
Ar ko sākt? Pamatprincips – vispirms jāaptur lieko dokumentu radīšana!
Ja organizācijā dokumentēšanas procesā darbojas divi “konveijeri” – viens rada papīra dokumentus, otrs tos skenē –, faktiski notiek dubults darbs un rodas dubults risks: kur ir oriģināls; kurš fails ir aktuāls; vai paraksts ir derīgs. Tāpēc pirmais svarīgais lēmums ir vienkāršs:
- ja dokuments ir vajadzīgs, turpmāk to veido elektroniski, turklāt – jau no izveides brīža, nevis pēc principa “papīrs + skenējums”;
- ja dokuments nav vajadzīgs, to neveido vispār.
