Aktuāli

Atpakaļ

Elektroniskā dokumenta sagatavošana, izmantojamie formāti un paraksti

12. septembris, 2011 /

0 komentāri / nosūtīt nosūtīt

Informācija sagatavota no Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas materiāla Elektronisko dokumentu noformēšanas un aprites vadlīnijas.



Elektronisko dokumentu normatīvais regulējums

 

Uz elektronisko dokumentu attiecas gan papīra, gan elektronisko dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu regulējošie normatīvie akti. Elektroniskā dokumenta noformēšanu un apriti regulē šādi normatīvie akti:
  • Dokumentu juridiskā spēka likums
  • MK 28.09.2010. noteikumi Nr. 916 Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība (MK noteikumi Nr. 916)
  • Elektronisko dokumentu likums (EDL)
  • MK 28.07.2005. noteikumi Nr. 473 Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām (MK noteikumi Nr. 473)
 
Elektroniskajam dokumentam nepiemēro tās papīra dokumentam noteiktās prasības, kuru īstenošana elektroniskajam dokumentam tehniski nav iespējama, piemēram, gadījumos, kad prasīts spiedoga nospiedums uz dokumenta u.c. (MK noteikumu Nr. 916 4. p.).
 
Pienākums pieņemt un izsniegt elektroniskos dokumentus
 
Valsts un pašvaldību iestādēm:
  • nav tiesības attiekties pieņemt vai izsniegt elektroniskus dokumentus, kas parakstīti ar drošu elektronisku parakstu un kam ir pievienots laika zīmogs;
  • jānodrošina fiziskajām un juridiskajām personām iespēja saņemt no iestādēm dokumentus, to kopijas, norakstus, izrakstus un dublikātus elektroniskā vai citā formā pēc personas izvēles (EDL, 6. p. 4.daļa).
 
Personām ir pienākums pieņemt elektroniskos dokumentus, ja persona ir iesniegusi iestādei iesniegumu elektroniskā formā un nav izteikusi vēlmi atbildi saņemt citā formā vai ja persona iesniegumu iestādei ir iesniegusi papīra formā, bet iesniegumā norādījusi, ka atbildi vēlas saņemt elektroniskā formā (Iesniegumu likums 5. p. 7.daļa).
 
Elektronisku dokumentu aprite starp fiziskām un juridiskām personām var notikt brīvprātīgi un šādiem dokumentiem ir juridisks spēks, ja tie noformēti atbilstoši normatīvajiem aktiem.
 
Elektronisko dokumentu apritē starp valsts un pašvaldību iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām elektroniskais dokuments ir uzskatāms par parakstītu, ja tas ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu un ir pievienots laika zīmogs (EDL, 3. p. 5.daļa).
 
Drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu var nepievienot, ja puses savstarpēji vienojas (elektroniski, parakstot vienošanos ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu vai papīra veidā) par citu, pusēm uzticamu, elektronisku informācijas apmaiņas veidu (EDL, 3. p. 2.daļa)
 
Elektroniskā dokumenta noformēšanai izmantojamie formāti
 
Saskaņā ar MK noteikumiem Nr. 473 elektronisko dokumentu apritei starp valsts un pašvaldību iestādēm un saziņā ar šīm iestādēm izmantojami vairāki dokumenta formāti (skat. tabulu zemāk). Iestādēm jānodrošina iespēja saņemt un apstrādāt dokumentus vismaz šajos formātos:
 

dokumenta izstrādei un noformēšanai izmantojamie formāti atbilstoši MK noteikumu Nr. 473 10. punktam
Biežāk pielietotie datņu paplašinājumi
Formāta pielietojums
Rīki faila lasīšanai
Rīki faila radīšanai
(10.1.)
vienkārša teksta formāts
 
TXT vai bez paplašinājuma
 
 
Tekstam (nelielam informācijas apjomam)
 
Notepad (Windows operētājsistēmā) vai jebkura operētājsistēmas programmatūra, kas nodrošina faila satura apskati
Notepad (Windows operētājsistēmā) vai jebkura operētājsistēmas programmatūra, kas nodrošina faila satura rediģēšanu
(10.2.)
atvērtā dokumentu formāts (ODF) biroja lietotnēm
 
ODT
ODS
 
 
Tekstam
Izklājlapu tabulām
 
OpenOffice.org (bezmaksas)
OpenOffice.org (bezmaksas)
(10.3.)
atvērtā biroja XML (Office Open XML) datņu formāts
 
DOCX (DOC*)
XLSX (XLS*)
 
 
Tekstam
Izklājlapu tabulām
 
 
Microsoft Word Viewer (bezmaksas)
Microsoft Excel Viewer (bezmaksas)
 
Microsoft Office (maksas)
(10.4.)
portatīvā dokumenta (PDF) formāts vai portatīvā dokumenta formāts ilglaicīgai glabāšanai (PDF/A)
 
PDF
 
 
Nerediģējamam tekstam un skenētiem dokumentiem
 
Adobe Reader (bezmaksas)
 
Lietotāja radīta satura saglabāšanai: OpenOffice.org (bezmaksas) vai tiešsaistes rīki (piemēram, Google Docs (bezmaksas, jāreģistrējas))
Teksta rediģēšanai: Acrobat X Pro (maksas)
Drukas draiveri (piemēram, bezmaksas pdf995 vai PrimoPDF )
Skenēšanas ierīces
 
(10.5.)
digitāli saspiesta un kodēta attēla (JPEG, TIFF un PNG) formātā
 
JPG
TIF
PNG
 
Iebūvētie operētājsistēmas rīki, piemēram, Windows Picture and Fax viewer Windows operētājsistēmā
 
Skenēšanas ierīces
 
* — atvērtā biroja XML (Office Open XML) failu formāts (atbilstoši Latvijas nacionālajam standartam LVS ISO/IEC 29500:2009 „Informācijas tehnoloģija. Dokumentu apraksta un apstrādes valodas. Atvērtie biroja XML failu formāti”) neiekļauj DOC un XLS datņu paplašinājumus, tomēr rīki, kas atbalsta DOCX un XLSX

 
Elektroniskā dokumenta autoram ar attiecīgā formāta lasīšanai atbilstošo bezmaksas rīku ir jāpārliecinās, vai izveidotais dokuments tiek attēlots pareizi un bez kļūdām.
 
Droša elektroniskā paraksta un laika zīmoga radīšana un pārbaude
 
Drošu elektronisko parakstu var radīt, izmantojot:
  • viedkarti, kas ir personas rīcībā. Lai izmantotu viedkarti, datoram ir jāpievieno viedkaršu lasītājs vai arī datorā jābūt iebūvētam viedkaršu lasītājam;
  • virtuālo parakstu.
 
Dokumenta parakstīšanai un tā nosūtīšanai vai saglabāšanai elektronisko datu nesējos var izmantot:
  • EDOC formāta pakotni— datne vai vairākas datnes ar elektroniskā dokumenta saturu tiek ievietotas EDOC pakotnē, kuru iespējams izveidot ar datorā uzstādītiem vai tiešsaistes programmatūras līdzekļiem un parakstīt ar augstāk minētajiem līdzekļiem (skat. attēlā zemāk):
 
  • PDF formāta datni— drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs tiek pievienots PDF dokumentam un dati par elektronisko parakstu tiek attēloti vizuāli dokumentā (skat. attēlā zemāk):
 
 
Svarīgi! Juridisks spēks ir tikai elektroniskā dokumenta oriģinālam (datiem elektroniskā vidē). Izdrukājot elektroniskā dokumenta saturu no EDOC formāta pakotnes, izdrukā netiek attēlota informācija par elektronisko parakstu, tādēļ informācija par to ir jāpievieno atsevišķi. Elektroniskā dokumentā ietverts paraksta atveidojums papīra izdrukā neapliecina tā juridisko spēku.
 
Ja elektroniskā dokumenta papīra izdrukai nepieciešams juridiskais spēks, to atbilstoši MK noteikumiem Nr. 926 apliecina kā dokumenta atvasinājumu (kopiju, norakstu vai izrakstu) un pievieno informāciju par parakstu un parakstīšanas laiku.
 
Elektroniskā dokumenta paraksta derīguma pārbaudei var izmantot:
  • EDOC formāta pakotnei;
  • PDF formāta datnei — augstāk minēto bezmaksas lasīšanas rīku. Lai paraksta pārbaudes rezultāts būtu veiksmīgs, datorā jābūt uzstādītiem uzticamu sertifikācijas pakalpojumu sniedzēja sertifikātiem.  
 
Informācijai:
 
Lai PDF datnes paraksta pārbaudes rezultāts būtu sekmīgs, programmatūrā Adobe Reader nepieciešams norādīt, ka tiks izmantoti datorā uzstādītie sertifikāti. (Edit > Preferences > Security > atzīmēts Verify signatures..  > Advanced Preferences > Windows Integration > jāatzīmē visas izvēlnes).
 
Droša elektroniska paraksta un laika zīmoga pievienošanu EDOC un PDF dokumentiem var veikt arī iestādes lietvedības sistēmas ietvaros, ja tā nodrošina šādu iespēju.
 
Gadījumos, kad parakstīšanai ir sagatavoti vairāki atsevišķi dokumenti, EDOC formāta pakotnes parakstīšanas rīki nodrošina iespēju vienā parakstīšanas reizē izveidot vairākas pakotnes un vienlaicīgi pievienot tām drošu elektronisku parakstu un laika zīmogu — t.i., vienlaicīgi iespējams parakstīt vairākus dokumentus.

Atslēgvārdi: elektroniskie dokumenti / elektroniskais paraksts

Šis raksts vēl nav komentēts